Supervisor administrativo - Casa de Retiros Vila Fátima

A Casa de Retiros Vila Fátima busca para seu quadro de colaboradores um(a) novo(a) profissional para o cargo de Supervisor administrativo, para atuar no Morro das Pedras em Florianópolis/SC.

Responsabilidades e atribuições:

• Supervisionar as atividades operacionais e administrativas, zelando pela organização, qualidade e continuidade dos serviços prestados;
• acompanhar e orientar as equipes vinculadas às áreas de administração, recepção, alimentos e bebidas, cozinha, copa, zeladoria, manutenção, limpeza e segurança, conforme estrutura organizacional vigente;
• apoiar a Direção administrativa na execução das rotinas de gestão, contribuindo para o planejamento, controle e acompanhamento das atividades internas;
• organizar, distribuir e acompanhar as demandas de trabalho das equipes, observando prioridades, prazos, disponibilidade de pessoal e necessidades dos grupos atendidos;
• monitorar a preparação dos ambientes, quartos, auditórios, capelas, áreas comuns e espaços de convivência, garantindo condições adequadas de uso, limpeza, conservação, segurança e acolhimento;
• acompanhar a recepção de grupos, hóspedes, retiros, eventos e demais atividades realizadas, assegurando que os serviços estejam alinhados às solicitações previamente definidas;
• encaminhar à Direção administrativa as demandas que exijam autorização, aquisição de materiais, contratação de serviços ou decisões superiores;
• acompanhar o uso adequado de materiais, equipamentos, mobiliários, utensílios, ferramentas e demais recursos institucionais, zelando pela conservação do patrimônio;
• acompanhar a escala, a distribuição de tarefas e a rotina de trabalho das equipes sob sua supervisão, comunicando à Direção administrativa eventuais necessidades de ajuste;
• apoiar a gestão de frequência, pontualidade, assiduidade, postura profissional e desempenho das equipes, informando à Direção administrativa situações que demandem acompanhamento;
• prestar suporte na organização de eventos, retiros, encontros, celebrações e demais atividades institucionais realizadas;
• acompanhar a montagem e desmontagem de espaços, verificando disposição de mesas, cadeiras, equipamentos, materiais de apoio, recursos audiovisuais e demais itens necessários;
• verificar a adequada preparação dos quartos e espaços de hospedagem antes da chegada dos grupos, bem como apoiar a revisão após o check-out, quando necessário;
• acompanhar demandas relacionadas à segurança patrimonial, controle de acessos, circulação de pessoas, abertura e fechamento de espaços, comunicando ocorrências à Direção administrativa;
• registrar ocorrências relevantes, necessidades operacionais, solicitações de manutenção, demandas de hóspedes ou grupos e demais informações necessárias ao acompanhamento da gestão;
• elaborar ou fornecer informações para relatórios, controles, levantamentos e indicadores solicitados pela Direção administrativa;
• atuar de forma preventiva na identificação de problemas que possam comprometer o funcionamento dos serviços, propondo alternativas e encaminhamentos compatíveis com a função;
• mediar situações simples de rotina envolvendo funcionários, hóspedes, fornecedores ou grupos, encaminhando à Direção administrativa os casos de maior complexidade;
• acompanhar a execução dos serviços terceirizados, quando houver, verificando conformidade com as necessidades e comunicando eventuais inconsistências;
• apoiar o controle de estoques de materiais de limpeza, copa, cozinha, manutenção, escritório, hospedagem, de insumos litúrgicos e demais insumos necessários ao funcionamento da Casa de Retiros, supervisionando o processo de aquisição desses itens em conformidade com a política e os fluxos de compras estabelecidos pelo Colégio Catarinense;
• elaborar o levantamento das previsões orçamentárias por setor, referente ano subsequente e identificar possibilidade de redução custos, fazer o acompanhamento da gestão patrimonial para garantir a sua conservação.
• executar outras atividades correlatas à função.

Requisitos e Qualificações:

• Escolaridade: Ensino superior em Administração, Gestão de pessoas, Hotelaria, Turismo, Processos gerenciais ou áreas correlatas.
• Experiência anterior em supervisão de equipes, rotinas administrativas, atendimento ao público, hotelaria, eventos, serviços gerais, manutenção predial, hospedagem, alimentação ou áreas operacionais correlatas. Desejável experiência em atividades de liderança ou supervisão.

Conhecimentos

• Documentos e orientações institucionais da Companhia de Jesus;
• noções sobre espiritualidade inaciana e missão institucional;
• rotinas administrativas e operacionais;
• organização de eventos, hospedagem e atendimento a grupos;
• controle de materiais, estoque e patrimônio;
• procedimentos básicos de manutenção, limpeza, segurança e conservação predial;
• informática Office;

Habilidades

• Liderança de equipes;
• organização e planejamento das atividades;
• comunicação clara e assertiva;
• mediação de conflitos;
• elaboração de registros, controles e relatórios;
• articulação entre diferentes áreas.

Jornada de trabalho: 220 horas mensais