ASSISTENTE ADM - JR - VIP SERVICE

Missão do Cargo:

O Assistente Administrativo – Contratos  - Júnior, é responsável por apoiar as rotinas administrativas e operacionais relacionadas à gestão contratual da empresa, com foco na organização, controle e atualização de documentos, planilhas e plataformas ligadas aos contratos com EPCistas e fornecedores. Atua em interface com áreas técnicas e operacionais, auxiliando na execução de processos documentais, organização de cronogramas e suporte em reuniões administrativas e contratuais.

Responsabilidades do Cargo: 

• Organizar e manter atualizados os documentos administrativos e contratuais dos EPCistas em plataformas como Google Drive, Obra Prima e Monday;
• Elaborar e revisar atas de reunião, arquivando os documentos nos locais apropriados;
• Auxiliar na organização dos anexos contratuais (BOS, QPA, cronograma executivo, cronograma de pagamento, datasheets e listas de serviços/testes);
• Consolidar informações de acesso, propostas técnicas/comerciais e matrizes de responsabilidade dos contratos;
• Controlar o envio e recebimento de documentos e certidões exigidas para formalização contratual;
• Manter atualizados os checklists de acompanhamento documental dos contratos;
• Realizar o cadastro de EPCistas em sistemas internos (ex: Obra Prima) e atualizar os status e informações contratuais no Monday;
• Solicitar propostas de novos EPCistas e organizar documentação para avaliação técnica;
• Elaborar planilhas de controle administrativo conforme a necessidade do setor; 
• Monitorar a caixa de e-mails do setor e manter o calendário de reuniões atualizado;
• Acompanhar prazos, entregas e medições com base na validação feita pelas áreas técnicas e operacionais;
• Participar, quando solicitado, de reuniões com clientes, fornecedores ou parceiros para registro e encaminhamento de informações;
• Organizar a estruturação digital dos arquivos e contratos.