Recepcionista de Clínica

A função engloba tanto atribuições operacionais que asseguram o funcionamento administrativo e financeiro do setor quanto atividades comerciais, voltadas para a geração de oportunidades.

RESPONSABILIDADES

• Supervisionar a limpeza/organização e manter o ambiente visualmente agradável desde a abertura até o fechamento do expediente.
• Auditoria nos serviços de limpeza e higienização que são realizados por terceiros.
• Receber o cliente com saudação padrão, identificar o motivo da visita e registrar sua chegada no sistema.
• Direcionar o cliente ao setor ou profissional correspondente, controlando o tempo médio de espera.
• Oferecer apoio durante o período de espera (água, material informativo, ambientação).
• Registrar observações relevantes sobre o comportamento, reclamações ou sugestões do cliente.
• Encerrar cada atendimento agradecendo pela presença e reforçando o canal de retorno.
• Registrar novos agendamentos com conferência de nome completo, contato, serviço, data e horário.
• Verificar disponibilidade dos profissionais e evitar sobreposições.
• Manter a agenda atualizada em tempo real, reportando cancelamentos ou encaixes.
• Identificar oportunidades de otimização de horários ociosos e sugerir encaixes.
• Informar a liderança quando houver alta taxa de cancelamentos ou não comparecimentos.
• Realizar as confirmações de consultas dentro dos prazos estabelecidos.
• Realizar contato via WhatsApp, ligação ou e-mail conforme preferência do cliente.
• Confirmar horário, profissional e tipo de serviço; identificar intenções de reagendamento.
• Registrar todas as respostas no sistema (confirmado, cancelado, pendente).
• Atualizar planilha de controle com percentual de confirmações.
• Avisar imediatamente a equipe sobre desistências ou ajustes.
• Abrir o caixa com contagem do valor inicial e conferência do troco.
• Registrar todos os recebimentos (Pix, cartão, dinheiro, transferência).
• Emitir comprovantes e notas fiscais de forma imediata após o pagamento.
• Manter registro detalhado de cada transação no sistema e em planilha de controle.
• Conferir o saldo final, anexar comprovantes e encaminhar fechamento para conferência da liderança.
• Manter sigilo e zelo na guarda de valores e documentos fiscais.
• Extrair relatórios diários do sistema contendo atendimentos realizados, cancelados e reagendados.
• Atualizar planilhas-padrão com dados de volume, horário e perfil de cliente.
• Enviar relatório consolidado até o final do expediente à liderança imediata.
• Elaborar resumo semanal com dados comparativos e observações qualitativas (motivos de cancelamento, picos de horário, demandas recorrentes).
• Verificar semanalmente o estoque de papelaria, materiais de copa, higiene e equipamentos de escritório.
• Atualizar planilha de controle e identificar necessidade de reposição.
• Solicitar compras com antecedência mínima de três dias úteis, conforme o fluxo de consumo.
• Organizar armários e áreas de armazenamento mantendo tudo identificado e padronizado.
• Apoiar o controle de entrada e saída de produtos recebidos.
• Realizar pesquisa local para identificar empresas e profissionais que possam se tornar parceiros.
• Fazer contatos introdutórios por telefone ou e-mail, apresentando a empresa e suas soluções.
• Registrar os contatos realizados em planilha de prospecção, incluindo data, retorno e estágio.
• Apoiar a organização de reuniões e eventos de networking.
• Acompanhar follow-ups e manter histórico atualizado.
• Atender leads de forma consultiva, identificando o perfil, necessidade e urgência.
• Fazer contato inicial;
• Cumprir fielmente todas as etapas do fluxo de cadência;
• Registrar informações completas no CRM ou planilha.
• Classificar o lead conforme o grau de interesse e potencial.
• Encaminhar leads qualificados aos diretores para prosseguimento.
• Acompanhar o retorno dos contatos, garantindo continuidade no relacionamento.
• Atualizar materiais promocionais físicos e digitais na recepção.
• Apoiar disparos de mensagens, convites e comunicações promocionais.
• Registrar resultados (participação, respostas, cadastros).
• Colaborar com eventos comerciais e promoções internas, desde o pré até o pós-evento.