Secretária Executiva (Foco em viagens) - Brasília (DF), Asa Norte - Presencial

Somos uma empresa inovadora que visa transformar o setor de saúde no Brasil com soluções tecnológicas em inteligência artificial, interoperabilidade de dados e gestão hospitalar. Atuamos junto a grandes redes hospitalares e laboratórios, trazendo uma abordagem única e transformadora para o setor, com parcerias estratégicas, incluindo AWS, H2O e ServiceNow. 

Estamos em busca de uma Secretária Executiva (foco em compra de passagens aéreas), comprometida para integrar nossa equipe em Brasília - Asa Norte. Se você gosta de desafios e busca uma oportunidade para contribuir em projetos de alto impacto, esta vaga é para você!

Sobre a vaga
Você será o ponto de apoio da diretoria e da equipe de presidência, garantindo o funcionamento ágil e organizado das atividades administrativas e operacionais.

Responsabilidades

• Planejar, organizar e executar viagens nacionais e internacionais para a presidência, diretoria e equipes executivas, incluindo passagens aéreas, trechos, conexões e upgrades.
• Gerenciar agendas e compromissos da presidência e diretoria, coordenando convites, reuniões e prazos;
• Organizar e manter arquivos físicos e digitais de forma estruturada;
• Gerenciar reservas de hospedagem, traslados (aeroporto/hotel/empresa).
• Organizar e controlar documentação de viagem: passaportes, vistos, vacinas, autorizações e seguros de viagem; acompanhar prazos e renovações.
• Garantir conformidade com a política de viagens corporativa, controlando custos, aprovações e limites de despesa; sugerir alternativas que otimizem custo-benefício.
• Coordenar com agências de viagens, fornecedores e concierge corporativo para negociação de tarifas, blocos de quartos e benefícios.
• Monitorar viagens em tempo real (status de voos, mudanças climáticas, alertas de segurança) e acionar planos de contingência quando necessário.

Requisitos

• Formação em Administração, Secretariado Executivo, turismo, ou áreas afins;
• Experiência anterior em posição semelhante, preferencialmente em empresas de médio ou grande porte;
• Domínio do pacote Office;
• Excelente comunicação verbal e escrita;
• Organização exemplar e habilidade para gerenciar múltiplas prioridades;
• Postura proativa, com autonomia para resolver imprevistos;
• Discrição no manuseio de informações sigilosas;
• Capacidade de trabalhar sob pressão e cumprir prazos rigorosos;
• Atenção aos detalhes e precisão operacional.

Por que trabalhar conosco?
Você fará parte de um ambiente dinâmico, colaborativo e em constante evolução, tendo a oportunidade de contribuir diretamente com decisões estratégicas da alta liderança. Se você é organizada, proativa e gosta de desafios, queremos conhecer você!