Analista Administrativo

Sobre nós:

O Instituto Ampara Animal é uma associação sem fins lucrativos, 100% brasileira, fundada e dirigida por mulheres visionárias. Nascemos em 2010 e em 2013 recebemos do Ministério da Justiça o título de OSCIP (organização da sociedade civil de interesse público), comprovando nossa seriedade e transparência. Em 2015 nos tornamos a maior e mais importante organização de proteção e defesa animal do Brasil, e no ano de 2019 entramos para a lista das 100 melhores ONGs do país, sendo destaque na região sudeste. Nossa missão é transformar a sociedade através de ações ativas e preventivas focadas em advocacy, educação e sensibilização sobre os direitos dos animais.

Sobre a vaga:

Estamos em busca de um(a) profissional responsável por organizar, agilizar e administrar as rotinas do time de CED, garantindo o suporte financeiro e operacional às atividades do Instituto, assegurando o cumprimento de prazos, a organização de processos e a qualidade das entregas. Contribuir para a transparência e eficiência na gestão de contratos, compras e pagamentos, bem como apoiar a realização de eventos de adoção e o acompanhamento de lares temporários, sempre com foco no bem-estar animal, na excelência dos serviços prestados e no fortalecimento da relação com parceiros, protetores e adotantes.

Responsabilidades:

• Compras: Solicitar e acompanhar compras recorrentes junto aos parceiros; encaminhar ao setor Administrativo as descrições detalhadas dos itens, links de referência e demais informações necessárias para que possam realizar a compra; monitorar o rastreamento e entrega; em alguns casos, realizar o despacho de itens para os locais de destino;
• Execução de Atividades Financeiras: Solicitar notas fiscais aos lares temporários, clínicas veterinárias e capturadores; elaborar comprovantes de pagamento; confirmar a programação e efetivação dos pagamentos, enviando os comprovantes aos parceiros; mediar processos de pagamento, conferindo informações dos pedidos; solicitar antecipações em casos de exceção; acompanhar o fechamento junto ao Financeiro;
• Fechamento Mensal: Solicitar e cobrar relatórios mensais de lares temporários, clínicas veterinárias, capturadores e demais            prestadores de serviço, garantindo a entrega dentro do prazo; oferecer suporte em dúvidas no preenchimento.
• Contratos: Apoiar a elaboração, revisão e manutenção de contratos; solicitar documentação aos prestadores; acompanhar prazos de vencimento junto ao Jurídico; validar informações cadastrais do CNPJ (CNPJ ativo, CNAE correspondente);
• Cadastro de Animais: Realizar o cadastro dos animais sob responsabilidade dos lares temporários (perfil, estado de saúde, idade e se estão aptos para adoção); atualizar o sistema com os animais adotados;
• Plantão Operacional: Atuar em regime de plantão às quintas-feiras e em um final de semana por mês para apoio para a equipe de CED, para atuar em casos de resgates e emergências.
• Eventos externos: Acompanhar os eventos de adoção nos sábados (a distância).

Eventos de Adoção

Preparação:

• Planejar animais participantes (quantidade e perfis adequados). 
• Alinhar datas com protetores e lojas.
• Solicitar dados dos participantes (protetores e ajudantes).
• Preencher formulários de autorização e enviar ao cliente.
• Selecionar perfis estratégicos de animais para cada evento, considerando o público e local.
• Enviar informações e fotos dos animais para Marketing e para os Shoppings parceiros. 
• Organizar a logística (quantidade de cercados, kits de adoção, tapetes, potes, caixas de areia, brinquedos, transporte. Ex.: taxidog, selecionar voluntários). 
• Execução: 
• Acompanhar, de forma remota, eventos fora de SP via WhatsApp com os protetores; elaborar relatório/balanço pós-evento (número de adoções, observações gerais) e enviar ao Carrefour. 
• Participar da montagem da estrutura (instalação de cercados, recebimento dos animais, suporte aos voluntários). 
• Realizar entrevistas de adoção: apresentar os animais, avaliar o perfil do futuro adotante, preencher o formulário de adoção, administrar transporte quando necessário, coletar o termo de adoção, entregar kit e documentação ao adotante, registrar fotos para envio ao Carrefour.
• Reportar informações em tempo real à equipe sobre andamento do evento e animais adotados. 
• Manter acompanhamento simultâneo de múltiplos eventos quando necessário. 
• Encerramento: 
• Elaborar relatório/balanço pós-evento (número de adoções e observações gerais) e enviar ao Carrefour.
• Realizar desmontagem do espaço, incluindo limpeza básica e separação de materiais para retirada pela logística.

 Requisitos:

• Experiência anterior na área administrativo;
• Conhecimento em Excel e ferramentas do pacote office;
• Desejável Formação Superior em Administração, Contabilidade ou áreas correlatas.

Informações adicionais 

• Local: Santo Amaro – São Paulo;
• Formato de trabalho: híbrido (duas vezes por semana presencial);
• Posição: PJ;
• Valor de prestação de serviço: A combinar;
• Benefícios: Ajuda de custo, Day off, 30% de desconto a AMPARA Store, Conexa Saúde e Wellhub.