Assistente Administrativo- Matriz - Grupo Inove

Sobre o Grupo Inove

A Inove Ideias e Soluções é referência nacional em tecnologia e inteligência em serviços, conectando inovação, dados e eficiência para transformar a operação de empresas e órgãos públicos em todo o Brasil.

Com mais de 25 anos de experiência, somos uma holding que reúne empresas consolidadas no mercado de Tecnologia da Informação e soluções de impressão, como Dady Ilha, Mac ID e Bradok, atuando nos segmentos público (Federal, Estadual e Municipal) e privado, com presença em todo o território nacional.

Nosso propósito é entregar soluções sob medida, unindo tecnologia, informação estratégica e excelência operacional para gerar qualidade, eficiência e otimização de custos aos nossos clientes.

Missão do Cargo:

Apoiar a gestão de contratos do Grupo Inove, assegurando controle documental, acompanhamento de prazos, organização das informações contratuais e suporte às áreas internas, contribuindo para a segurança jurídica, conformidade dos processos e eficiência operacional.

Responsabilidades:

• Organizar, classificar e arquivar contratos e documentos correlatos (físicos e digitais), com a finalidade de assegurar rastreabilidade, controle documental e acesso rápido às informações;

• Controlar prazos de vigência, renovações, reajustes e vencimentos contratuais, com o objetivo de evitar perdas financeiras, multas ou interrupções por falha de acompanhamento;

• Apoiar na elaboração, revisão e formatação de contratos, aditivos e distratos, com a finalidade de garantir padronização documental e suporte operacional aos responsáveis técnicos e jurídicos;

• Realizar cadastro e atualização de contratos em sistemas internos e planilhas de controle, com o objetivo de manter base de dados confiável para consultas, relatórios e auditorias;

• Acompanhar o fluxo de assinaturas e devolução de documentos contratuais, com a finalidade de garantir formalização adequada e validade jurídica dos instrumentos;

• Prestar suporte aos gestores na busca de informações contratuais, com o objetivo de agilizar processos internos e apoiar a execução dos contratos;

• Auxiliar na conferência de medições, notas fiscais e documentos vinculados aos contratos, com a finalidade de assegurar conformidade entre o contratado e o executado/pago;

• Manter contato com fornecedores e áreas internas para alinhamento de informações contratuais, com o objetivo de reduzir falhas de comunicação e garantir correta execução dos contratos;

• Elaborar relatórios e controles de acompanhamento contratual, com a finalidade de fornecer visibilidade da situação dos contratos à gestão;

• Zelar pela confidencialidade das informações contratuais, com o objetivo de proteger dados estratégicos e atender normas de compliance e LGPD.

Requisitos Técnicos:

• Ensino médio completo ou superior cursando em Administração, Direito, Gestão Empresarial ou áreas correlatas;
• Conhecimento em rotinas administrativas e controle documental;
• Pacote Office intermediário, com ênfase em Excel;
• Desejável experiência de 6 meses a 1 ano em rotinas administrativas, contratos ou áreas correlatas;
• Experiência com sistemas ERP ou sistemas de gestão contratual será considerada diferencial.

Competências Comportamentais:

• Organização e atenção aos detalhes, com a finalidade de garantir controle eficiente de documentos, prazos e informações contratuais;

• Senso de responsabilidade e gestão de prazos, com o objetivo de assegurar o cumprimento das obrigações contratuais e rotinas internas;

• Ética, discrição e confidencialidade, visando proteger informações sensíveis e assegurar conformidade legal;

• Proatividade, com a finalidade de antecipar pendências e reduzir riscos contratuais;

• Boa comunicação e relacionamento interpessoal, com o objetivo de facilitar a interação entre áreas, gestores e fornecedores;

• Trabalho em equipe, com a finalidade de integrar processos e garantir fluidez nas rotinas administrativas;

• Capacidade analítica, com o objetivo de identificar inconsistências e apoiar a tomada de decisão;

• Adaptabilidade, visando lidar com alterações contratuais e novas demandas operacionais.