Auxiliar Administrativo - Departamento Pessoal

Responsável por contribuir nas atividades administrativas do Grupo Rei, auxiliando na execução de tarefas de rotina, atualização de cadastros, controle de materiais, atendimento ao público e organização documental, contribuindo para a eficiência dos processos e o atendimento das demandas da área.

• Auxiliar nos serviços de apoio administrativo do setor, contribuindo para o desenvolvimento das atividades e atendimento das demandas diárias, garantindo a continuidade e eficiência dos processos.
• Atualizar cadastros de clientes e fornecedores, inserindo informações de acordo com os formulários específicos de cada área, assegurando que os dados estejam sempre atualizados e acessíveis.
• Requisitar, receber, conferir e distribuir materiais de escritório, preenchendo formulários de solicitação de materiais, conferindo o que foi entregue em comparação com o que foi solicitado, e organizando os itens em espaços designados para garantir o estoque mínimo necessário.
• Atender clientes e colaboradores, recebendo e esclarecendo informações gerais, coletando dados e solucionando dúvidas, para manter uma comunicação clara e eficiente.
• Controlar o recebimento de correspondências e documentos (notas fiscais, requisições, borderôs, etc.), conferindo e registrando-os em planilhas de controle, assegurando o monitoramento e rastreabilidade dos documentos dentro do departamento.
• Arquivar documentos diversos, seguindo a ordem de separação, classificação e organização estabelecida pelo departamento, garantindo a organização e a fácil localização dos arquivos.
• Controlar notas fiscais para pagamento, observando prazos de vencimento e conferindo dados, para posterior validação e efetivação correta do pagamento pelo requisitante.
• Receber e organizar materiais para eventos corporativos, utilizando checklists da programação do evento, organizando o layout da sala conforme instruções, para assegurar que todas as necessidades logísticas sejam atendidas.
• Receber, expedir, protocolar e entregar documentos internos e externos, registrando-os em formulários específicos, separando-os de acordo com o destinatário, e garantindo o cumprimento dos prazos de entrega.
• Auxiliar no lançamento de documentos de baixa complexidade em sistemas internos, inserindo dados conforme orientação do responsável, contribuindo para a aprendizagem e desenvolvimento do conhecimento nos processos administrativos.
• Cobrar clientes inadimplentes de loteamento e aluguel, utilizando técnicas de negociação para regularizar as pendências, e mantendo registros atualizados sobre o status das cobranças.
• Emitir e enviar 2ª via de boletos aos clientes, garantindo que os pedidos sejam atendidos de maneira rápida e eficiente.
• Montar e organizar pastas para envio ao departamento jurídico e para arquivamento de processos, assegurando que toda a documentação esteja completa e bem organizada.
• Prestar suporte nas demais atividades administrativas da matriz, colaborando com diferentes departamentos para assegurar que todas as tarefas sejam concluídas conforme os padrões estabelecidos.
• Participar do atingimento das metas da área, apoiando a equipe comercial e as áreas de staff em suas atividades diárias e assegurando que todas as tarefas sejam realizadas com qualidade e dentro dos prazos estipulados.
• Propor boas práticas e melhorias de processos na área, participando ativamente de programas de melhoria do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ), para otimizar os resultados e a eficiência dos processos.
• Executar serviços que se encaixem da sua aptidão, em atividades correlatas, visando o aperfeiçoamento profissional, permitindo a elegibilidade para cargos de maior responsabilidade em possíveis oportunidades de crescimento interno;