Banco de talentos - administrativo

Auxiliar nas atividades administrativas, incluindo o atendimento telefônico para colaboradores, clientes e fornecedores. Realizar a recepção de visitantes, direcionando-os aos departamentos correspondentes. Gerenciar o recebimento e envio de malotes, assegurando a conferência e controle adequados da documentação. Organizar arquivos digitais de procurações, atas e contratos administrativos, seguindo padrões para facilitar a identificação. Efetuar a gestão de estoque de materiais de copa, cozinha e materiais de expediente, realizando cotações e compras conforme necessário. Executar atividades administrativas diversas, como conferência, digitação, preenchimento, organização de arquivos e fichários, seguindo processos estabelecidos. Dar suporte na preparação e organização de reuniões e eventos internos, providenciando itens necessários para garantir o adequado andamento das atividades.

RESPONSABILIDADES:

• Auxiliar diariamente todos os colaboradores para a realização e recebimentos de ligações externas, objetivando facilitar o contato com clientes ou fornecedores e manter os colaboradores informados quanto à origem das chamadas;
• Executar os serviços de recepção de Cliente/Fornecedores, realizando o atendimento e o encaminhamento ao departamento desejado, contribuindo assim, para agilidade e atendimento de qualidade;
• Acompanhar e controlar o recebimento/envio de malote, conferindo os documentos e respectivos, e realizar o controle de malotes enviados e recebidos, para evitar erros e extravios de documentos, encomendas e demais itens.
• Dar suporte na organização dos arquivos de documentos relativos a procurações, atas contratos administrativos, padronizando nomes e locais de arquivamento digitalmente, afim de facilitar a sua identificação, quando necessário;
• Dar suporte na no levantamento e a aquisição dos itens de consumo de copa e cozinha e materiais de expediente do escritório do corporativo, e comprar os que estiverem faltando;
• Efetuar as cotações de preços de materiais de consumo do escritório do corporativo utilizado, objetivando comprar pelo melhor preço e manter controle do orçamento;
• Realizar as atividades administrativas, tais como: conferência, digitação, preenchimento, separação, classificação, transcrição de dados, lançamento e baixa de documentos, organização de arquivos e fichários; acompanhamento, recebimento e fechamento de malotes, organização de arquivos e fichários, seguindo processos e rotinas pré-estabelecidas.
• Dar suporte e apoio na preparação e organização das reuniões e eventos internos, providenciando os itens, decorações e tudo que seja necessário para a realização, para que seja realizado a contento e de acordo com a definição dos gestores.
• Participar de programas de treinamento e desenvolvimento para aprimorar as habilidades e conhecimentos relacionados às atividades agrícolas, incluindo supervisão de equipes.
• Colaborar com outros membros da equipe de campo e seguir as instruções do superior imediato para garantir a eficiência e qualidade das operações da empresa.
• Desenvolver outras atividades correlatas à sua função, de acordo com as solicitações de seus superiores.
• Zelar pelos bens patrimoniais, preservando os equipamentos, mobiliários e demais recursos disponibilizados pela Hervalense.