Secretária Executiva - Brasília/DF - Terceiro Setor

O Instituto Gabriel Gastal é uma organização do terceiro setor dedicada a ampliar oportunidades por meio da educação digital, da inovação e da inclusão social. Nosso propósito é contribuir para a formação de crianças, adolescentes e jovens, especialmente em contextos de vulnerabilidade, por meio de iniciativas que unem desenvolvimento humano, cidadania e tecnologia. Acreditamos no poder da educação como ferramenta de transformação e na construção de caminhos mais justos, inclusivos e preparados para o futuro.

Descrição da posição

Buscamos uma profissional organizada, discreta, proativa e com experiência em rotinas administrativas e executivas, preferencialmente com vivência no terceiro setor, para atuar diretamente no apoio à liderança e na gestão da agenda institucional do Instituto Gabriel Gastal.

A Secretária Executiva será responsável por dar suporte estratégico e operacional à diretoria, garantindo eficiência na organização de compromissos, comunicação interna e externa, acompanhamento de demandas, elaboração de documentos e interface com diferentes áreas e parceiros.

• Apoiar a diretoria e demais lideranças na organização da rotina executiva.
• Gerenciar agenda, compromissos, reuniões, viagens e alinhamentos institucionais.
• Organizar pautas, atas, relatórios, apresentações e documentos administrativos.
• Realizar atendimento e triagem de contatos internos e externos.
• Fazer o acompanhamento de demandas, prazos e encaminhamentos.
• Apoiar a comunicação entre áreas, parceiros, fornecedores e stakeholders.
• Controlar e organizar arquivos, documentos e informações sigilosas.
• Auxiliar na preparação de eventos, reuniões, agendas estratégicas e pautas institucionais.
• Apoiar rotinas administrativas relacionadas à operação da instituição.
• Manter postura profissional, cordial e representativa da imagem do Instituto.

• Ensino superior completo ou em andamento em Secretariado Executivo, Administração, Gestão ou áreas correlatas.
• Experiência prévia como secretária executiva, assistente executiva ou função similar.
• Vivência em rotinas administrativas e de apoio à liderança.
• Experiência no terceiro setor será um diferencial importante.
• Excelentes habilidades de comunicação oral e escrita.
• Domínio de pacote Office e ferramentas digitais de organização.
• Organização, sigilo, responsabilidade e atenção aos detalhes.
• Capacidade de lidar com múltiplas demandas simultaneamente.
• Proatividade, flexibilidade e postura resolutiva.

• Experiência com instituições sociais, fundações, associações ou ONGs.
• Conhecimento em gestão de agenda institucional e relacionamento com parceiros.
• Familiaridade com organização de eventos, reuniões e projetos sociais.
• Boa redação e habilidade para produção de comunicados e documentos formais.
• Conhecimento básico de rotinas de governança e apoio executivo.