Analista Administrativo - Recepção

Missão do Cargo:

Atuar na área de Controladoria, atendendo e efetuando ligações telefônicas, transferindo para os respectivos ramais; recepcionando visitantes, clientes, fornecedores e parceiros; intermediando a comunicação entre a diretoria, colaboradores e demais partes interessadas; administrando e atualizando agendas da alta gestão, comunicando compromissos, prazos e prioridades; apoiando na organização de reuniões, incluindo pautas, convites, atas e materiais de apoio, bem como realizando demais atividades correlatas e inerentes ao cargo.

Principais Responsabilidades

• Atender e efetuar ligações telefônicas, transferindo para os respectivos ramais, zelando pela boa imagem institucional. 
• Recepcionar visitantes, clientes, fornecedores e parceiros, garantindo atendimento cordial e profissional. 
• Intermediar a comunicação entre a diretoria, colaboradores e demais partes interessadas (stakeholders). 
• Administrar e atualizar agendas da alta gestão, comunicando compromissos, prazos e prioridades. 
• Apoiar na organização de reuniões, incluindo pautas, convites, atas e materiais de apoio. 
• Participar do planejamento de eventos, programas e atividades das áreas corporativas. 
• Providenciar reservas de viagens, estadias e transportes para os profissionais atendidos. 
• Controlar estoque e realizar requisições de materiais de escritório, limpeza e cozinha, prevenindo faltas. 
• Acompanhar compras e demandas administrativas para garantir o bom funcionamento do escritório. 
• Gerir a recepção, correspondências internas e externas, e malotes, elaborando relatórios mensais de fechamento. 
• Receber e conferir notas fiscais de prestadores de serviços, encaminhando para lançamento e pagamento. 
• Apoiar o controle de ponto, banco de horas e programação de férias da equipe de Serviços Gerais, conforme as políticas de Recursos Humanos. 
• Contribuir para a integração de novos colaboradores e organizar treinamentos e eventos internos. 
• Exercer liderança técnica sobre a equipe de apoio dos Serviços Gerais, orientando e acompanhando suas atividades.