Secretária(o) Executiva(o) - Assistente Administativo(a)

Estamos em busca de um Assistente Administrativo(a) - Secretária Executiva(o) com alta capacidade de organização para ser o pilar de suporte operacional e estratégico do nosso escritório. Será a ponte fundamental entre as rotinas administrativas e o suporte direto aos sócios e advogados.  

• Prestar suporte administrativo aos sócios, advogados e à equipe administrativa, incluindo organização de agendas, salas de reunião, gestão de documentação e preparação de materiais de apoio.
• Atendimento telefônico e recepção de visitantes e clientes
• Fazer controle dos arquivos e documentos de forma organizada e acessível
• Garantir a funcionalidade das áreas comuns, administrando a compra e o estoque de materiais de escritório, insumos, equipamentos de TI, etc.
• Gerenciar e monitorar a reserva de todas as salas de reunião, assegurando a disponibilidade, organização e funcionalidade dos espaços (recursos, funcionamento de equipamentos)
• Suporte para a realização de eventos internos e externos, como contado com fornmecedores, materiais e organização do local.
• Prestar suporte direto às rotinas das equipes administrativas como RH, Financeiro(contas a pagar, receber, reembolsos) e marketing e jurídica, auxiliando na organização de documentos e processos.
• Suporte à equipe de facilities
• Suporte em auditorias trabalhista, auxiliando na organização da documentação e preparação de materiais.
• Alimentação de sistemas de gestão (tanto de clientes quanto internos) para assegurar o registro e o acompanhamento preciso de todas as interações e prazos.

• Graduação completa ou cursando (a partir do 5º período), incluindo tecnólogo, em áreas como Secretariado Executivo, Administação ou áreas correlatas.

• Atuação em rotinas como assistente administrativo(a) ou secretária excecutiva.
• Conhecimento em rotinas de auditoriass
• Conhecimentos em ferramentas de gestão de agendas
• Domínio em pacote Office, especialmente Excel e Power Point.
• Diferencial: Suporte à organização de documentos para auditorias trabalhistas.

• Excelente comunicação verbal e escrita
• Organização e Planejamento: Capacidade de manter alto nível de organização em múltiplas frentes
• Dinamismo e Agilidade: Rapidez e proatividade na execução de tarefas e na resolução de problemas operacionais
• Senso de Prioridade: Habilidade para planejar o tempo, cumprir prazos e saber o que priorizar em um ambiente dinâmico