Assistente de Operações & Administrativo - JoomPulse (Remoto - São Paulo)

A JoomPulse é uma startup em crescimento acelerado, com energia de construção real e times que fazem acontecer. Aqui, cada pessoa tem impacto direto no resultado do negócio. Estamos buscando alguém que queira crescer junto com a empresa, assumir responsabilidades de verdade e deixar sua marca desde o primeiro dia.

Garantir que a máquina operacional da JoomPulse funcione sem ruídos.

O Assistente de Operações e Administrativo é a pessoa responsável por manter tudo funcionando nos bastidores: acompanha fluxos internos de solicitações, corre atrás de aprovações e assinaturas para que ninguém mais precise se preocupar com isso, e garante que prêmios, recompensas e materiais promocionais cheguem às pessoas certas no prazo certo.

Seu trabalho é ser a pessoa que nunca deixa a bola cair, para que o restante do time possa focar em construir o produto e crescer o negócio.

Você é a pessoa certa para essa vaga se:

- É extremamente organizado(a), rápido(a) e confiável, quem depende de você não precisa ficar cobrando.

- Tem forte senso de ownership e trata cada tarefa aberta como responsabilidade pessoal.

- Tem atenção obsessiva aos detalhes: não passa assinatura faltando, envio pendente nem item sem rastrear.

- Consegue acompanhar múltiplas demandas ao mesmo tempo sem perder prazos ou deixar pontas soltas.

- Tem boa comunicação escrita, sabe cobrar follow-ups com firmeza e educação e consegue gerar resposta e ação das pessoas.

- Aprende ferramentas digitais com facilidade e não tem receio de usar IA no dia a dia.

- Tem energia de startup: proativo(a), mão na massa, resiliente e com vontade real de crescer.

- Vê essa posição como um trampolim e é motivado(a) a evoluir rápido dentro da empresa.

Esses são os resultados objetivos pelos quais você será responsável:

- Zero solicitações IC atrasadas: Toda solicitação interna aberta ou atribuída a você deve receber acompanhamento em até 24h, sem excessões, e ser concluída dentro do SLA acordado.

- 100% das entregas de prêmios e recompensas no prazo: Toda recompensa gerada por uma compra em Live ou evento do Programa de Parceiros deve ser enviada dentro do SLA definido a partir do momento em que for acionada.

- Zero atrasos em pagamentos de consultores: Você é dono(a) de todo o fluxo de assinaturas, do início ao fim, garantindo que o financeiro consiga pagar dentro do prazo.

- Visibilidade de estoque em tempo real: A qualquer momento, o time deve saber exatamente quanto de merchandising e brindes há em estoque. Você mantém e atualiza esse controle.

- Zero escalamentos para liderança em tarefas rotineiras: Após os primeiros 60 dias, nada dentro do seu escopo deve exigir intervenção dos founders ou líderes.

- Monitorar e acompanhar todos os IC requests abertos, garantindo que nenhum ultrapasse o SLA definido.

- Enviar follow-ups proativos via Slack e e-mail até que cada solicitação seja concluída.

- Reportar status de todas as demandas abertas de forma clara e organizada.

- Garantir que todos os prêmios e recompensas do Programa de Parceiros e das Lives sejam enviados dentro do SLA.

- Manter o controle de estoque de merchandising e brindes atualizado em tempo real com dashboard simples e confiável.

- Coordenar envios e acompanhar entregas até o destinatário confirmar o recebimento.

- Acompanhar o fluxo completo de assinaturas e aprovações necessárias para pagamento de consultores.

- Navegar com autonomia em cadeias de aprovação e processos internos da empresa.

- Alertar proativamente sobre qualquer risco de atraso antes que ele aconteça.

- Identificar problemas operacionais recorrentes e propor soluções simples e documentadas.

- Transformar fluxos desorganizados em processos claros e replicáveis.

- Usar ferramentas digitais e IA para ganhar velocidade e escala nas tarefas do dia a dia.

- Experiência gerenciando múltiplas tarefas ou tickets simultaneamente sem perder o controle de nenhum deles.

- Boa comunicação escrita: mensagens claras, objetivas e assertivas que geram resposta e ação.

- Conhecimento básico de fluxos financeiros e administrativos: pagamentos, aprovações, cadeias de autorização.

- Experiência prévia com logística ou gestão de produtos físicos: envios, controle de inventário ou distribuição de prêmios.

- Facilidade com tecnologia: aprende novos softwares rápido e usa ferramentas de IA sem resistência.

- Conforto com ferramentas digitais: Slack, Notion, Google Sheets, gerenciadores de tarefas.

- Capacidade de transformar problemas operacionais repetitivos em processos simples e documentados.

- Residência em São Paulo, com disponibilidade para ir ao escritório, ao estoque e a eventos da empresa quando necessário.

- Inglês em nível de leitura e escrita.

- Regime: Contrato PJ (prestação de serviços). Trilha clara de 1 ano para se tornar CLT para o candidato certo.