Administrativo Assistente / Recepção

Objetivo do Cargo

Garantir a fluidez do processo comercial e administrativo, atuando como o ponto central de recepção, suporte operacional e controle financeiro inicial. O objetivo é garantir o acompanhamento correto de entradas de novosclientes nas planilhas de faturamento, que os contratos e boletos sejam gerados com precisão e que o ambiente físico da empresa esteja sempre funcional.

Principais Responsabilidades e Atribuições

1. Recepção e Relacionamento com o Cliente

• Realizar a recepção presencial de clientes, fornecedores e parceiros com excelência.
• Fazer a triagem e o atendimento dos canais de comunicação da empresa (telefone, e-mail e mensagens), direcionando as demandas com agilidade.
• Garantir um ambiente de recepção limpo, organizado e acolhedor para a chegada de visitantes.

2. Gestão de Contratos e Faturamento Inicial

• Elaboração de Contratos: Gerar novos contratos com base na planilha de vendas e realizar a conferência rigorosa dos dados.
• Emissão no Asaas: Emitir boletos de adesão, primeira parcela ou novas parcelas de contratos no sistema Asaas.
• Auditoria Processual: Acompanhar e ajustar eventuais inconsistências nos contratos emitidos pelos consultores de vendas.
• Monitoramento de Inadimplência: Acompanhar diariamente os boletos vencidos no Asaas para os devidos encaminhamentos.
• Interface Financeira: Alimentar planilhas de recebimento da primeira parcela e repassar negociações específicas ao departamento financeiro.

3. Controle Operacional e Cadastral

• Atualização de Planilhas: Alimentar e manter atualizados os controles internos de Produção e Primeira Parcela.
• Alinhamento do Fluxo: Garantir que todas as vendas realizadas pela equipe comercial reflitam de forma precisa nos sistemas de controle da empresa.

4. Suporte Administrativo e Infraestrutura

• Realizar a gestão de agendas e a organização de reuniões internas.
• Acompanhar chamados e demandas de manutenção predial do escritório.
• Identificar necessidades e realizar a gestão de compras de suprimentos (materiais de escritório, limpeza, copa e cozinha).

Perfil Comportamental e Competências

O atendimento da recepção representa o primeiro contato do cliente com a empresa. Por isso, é indispensável que o profissional atue sempre com educação, atenção, paciência e empatia, independentemente da demanda apresentada.

• Competências Fundamentais: Boa comunicação verbal e escrita, disposição para ajudar, organização apurada, atenção aos detalhes, cordialidade e facilidade de relacionamento interpessoal.