Assistente Administrativo Financeiro

Objetivo do Cargo:

Executar as rotinas operacionais administrativas, financeiras e de apoio à administração de pessoal, garantindo a correta realização dos processos, a organização documental e o suporte à Analista Administrativo-Financeira Sênior e às demais áreas. Deve contribuir para a eficiência operacional, a confiabilidade das informações e o cumprimento dos prazos relacionados às obrigações financeiras, trabalhistas e de gestão de pessoas.

Rotinas Financeiras

● Receber, conferir e organizar notas fiscais, boletos, recibos e demais documentos financeiros.

● Efetuar lançamentos financeiros no sistema de gestão.

● Apoiar a programação e a execução dos pagamentos conforme cronograma definido.

● Realizar baixas de pagamentos e recebimentos no sistema.

● Executar conciliações bancárias.

● Atualizar diariamente os controles financeiros e o fluxo de caixa.

● Emitir comprovantes de pagamento e organizar os respectivos documentos.

● Apoiar o controle das contas a receber e acompanhar a inadimplência.

● Emitir boletos e apoiar as cobranças aos clientes.

● Elaborar relatórios financeiros conforme orientação da Analista Sênior.

● Organizar documentos para o fechamento financeiro mensal.

Rotinas Administrativas

● Organizar e manter atualizados os arquivos físicos e digitais da empresa.

● Controlar contratos administrativos e seus respectivos vencimentos.

● Apoiar os processos de compras administrativas e o controle de materiais de escritório.

● Controlar o recebimento, o envio e o arquivamento de correspondências e documentos.

● Atualizar cadastros de clientes, fornecedores e prestadores de serviços.

● Atender fornecedores, clientes e colaboradores em assuntos administrativos e financeiros.

● Dar suporte administrativo às demais áreas da empresa sempre que necessário.

● Auxiliar na organização de reuniões, viagens e demais demandas administrativas.

Apoio à Administração de Pessoal e Recursos Humanos

● Coletar, conferir preliminarmente, organizar e consolidar as informações necessárias ao fechamento da folha de pagamento pelo escritório jurídico responsável.

● Organizar e encaminhar, dentro dos prazos estabelecidos, informações sobre jornada, horas extras, faltas, atrasos, atestados, afastamentos, admissões, desligamentos, alterações autorizadas e demais ocorrências que impactam a folha de pagamento.

● Atender às solicitações de documentos e informações do escritório jurídico relacionadas às rotinas trabalhistas, sob orientação da Analista Sênior.

● Manter atualizados os cadastros, arquivos e documentos dos colaboradores, em meio físico e digital.

● Controlar períodos aquisitivos, saldos, programação e documentação de férias, alertando a Analista Sênior e as lideranças sobre os prazos aplicáveis.

● Controlar inclusões, exclusões e alterações de benefícios, realizando as conferências mensais e mantendo os registros atualizados.

● Apoiar os processos de admissão, desligamento e afastamento por meio da organização e do encaminhamento da documentação necessária.

● Apoiar a organização de agendas, registros e documentos relacionados às ações de gestão de pessoas, quando solicitado pela Analista Sênior.

● Preservar o sigilo e a confidencialidade das informações pessoais, salariais e funcionais dos colaboradores.

Apoio Operacional às Obras e Contratos

● Organizar e disponibilizar documentos administrativos solicitados pelos clientes.

● Apoiar o controle de certidões, contratos, procurações e demais documentos legais da empresa.

● Controlar os prazos de vencimento de documentos administrativos.

● Auxiliar no envio de documentações exigidas para início e acompanhamento de contratos e serviços.

Interface com a Contabilidade

● Separar e encaminhar documentos à contabilidade terceirizada.

● Apoiar a conferência de documentos fiscais e financeiros.

● Atender às solicitações de informações da contabilidade dentro dos prazos estabelecidos.

● Auxiliar na organização da documentação para os fechamentos mensais.

● Executar outras atividades administrativas e financeiras correlatas, conforme as necessidades da empresa e a orientação da Analista Sênior.

Indicadores de Desempenho (KPIs)

● Cumprimento dos prazos de pagamento.

● Cumprimento dos prazos de recebimento e cobrança.

● Índice de inconsistências em lançamentos financeiros.

● Tempo de atendimento das demandas administrativas.

● Organização e atualização dos arquivos físicos e digitais.

● Confiabilidade das informações encaminhadas à contabilidade.

● Cumprimento dos prazos de envio de documentos para clientes e fornecedores.

● Cumprimento dos prazos de envio das informações para o fechamento da folha de pagamento.

● Índice de inconsistências nas informações de folha e benefícios.

● Atualização e organização dos documentos e cadastros dos colaboradores.

● Controle dos prazos de férias, benefícios e demais rotinas de administração de pessoal.