Auxiliar Administrativo – Secretaria Acadêmica

Missão do cargo

Atuar no apoio às rotinas administrativas e acadêmicas da Secretaria Acadêmica, contribuindo para a organização, execução e acompanhamento dos processos, registros e documentos acadêmicos, e proporcionando aos estudantes um atendimento acolhedor, ágil, resolutivo e de qualidade ao longo de sua jornada acadêmica.

O profissional terá papel importante no cumprimento dos prazos, na confiabilidade das informações e registros acadêmicos e na resolução das demandas dos estudantes.

Principais responsabilidades

- Realizar atendimento aos estudantes de forma presencial e pelos canais institucionais, com cordialidade, escuta, clareza e agilidade, buscando compreender e solucionar suas demandas;
- Orientar os estudantes sobre processos, prazos, documentos, calendários, regulamentos e procedimentos acadêmicos, garantindo informações claras, seguras e consistentes;
- Acompanhar as solicitações dos estudantes até sua resolução, realizando os encaminhamentos necessários e contribuindo para que as demandas sejam respondidas dentro dos prazos estabelecidos;
- Apoiar os processos de matrícula, rematrícula, trancamento, cancelamento, transferências, aproveitamento de estudos e demais procedimentos acadêmicos;
- Registrar, acompanhar e atualizar solicitações e protocolos acadêmicos nos sistemas institucionais;
- Realizar e atualizar cadastros e registros acadêmicos, zelando pela qualidade e confiabilidade das informações;
- Receber, conferir, organizar e arquivar documentos acadêmicos, observando os procedimentos institucionais;
- Apoiar a emissão e conferência de declarações, históricos e demais documentos acadêmicos;
- Acompanhar pendências documentais e acadêmicas dos estudantes, auxiliando na orientação e regularização;
- Apoiar as rotinas relacionadas aos calendários e prazos acadêmicos;
Encaminhar demandas que dependam da atuação de outros setores e acompanhar sua resolução quando necessário;
- Apoiar a organização dos arquivos físicos e digitais da Secretaria Acadêmica;
- Zelar pela confidencialidade, integridade e segurança das informações acadêmicas;
- Contribuir para a padronização, organização e melhoria contínua dos processos e rotinas da Secretaria Acadêmica;
- Contribuir para uma experiência de atendimento acolhedora, resolutiva e de qualidade ao estudante;
- Apoiar outras atividades administrativas relacionadas ao funcionamento da Secretaria Acadêmica.

   Requisitos

- Ensino Médio completo;
- Conhecimentos básicos de rotinas administrativas;
- Conhecimento do Pacote Office, especialmente Word e Excel;
- Boa comunicação oral e escrita;
- Organização e atenção aos detalhes;
- Capacidade de trabalhar com diferentes demandas e prazos;
- Facilidade para utilização de sistemas e ferramentas digitais;
- Perfil cordial, proativo e resolutivo no atendimento ao público.

Será um diferencial

- Ensino Superior em andamento ou concluído;
- Experiência anterior com atendimento ao público;
- Experiência em rotinas administrativas;
- Experiência em instituições de ensino;
- Conhecimento de sistemas de gestão acadêmica ou plataformas de atendimento;
- Experiência com organização e conferência de documentos e registros.
 
Horário de trabalho
De segunda a sexta-feira, das 13h às 22h;
Sábados, das 12h às 16h