Profissional responsável por apoiar e executar as rotinas administrativas e operacionais da filial, atuando de forma multifuncional nas áreas de faturamento, suporte às vendas, controle de estoque, caixa, conferência de documentos fiscais, expedição e logística. Será também responsável pelo acompanhamento das demandas administrativas da unidade e pela interface com a matriz, contribuindo para a organização e continuidade das operações.

Atividades

Executar atividades administrativas da filial, realizar lançamentos e atualizações no sistema ERP, atualizar planilhas, controles e relatórios, organizar documentos administrativos, fiscais e operacionais, receber, conferir e encaminhar documentos, manter arquivos físicos e digitais organizados, acompanhar pendências administrativas, levantar informações necessárias aos controles e atender às solicitações da matriz.

Realizar o faturamento dos pedidos conforme os procedimentos estabelecidos, emitir Notas Fiscais, boletos e demais documentos fiscais aplicáveis, conferir pedidos, produtos, quantidades e informações constantes nos documentos. Emitir documentos fiscais de remessa, retorno, transferência, bonificação e outras operações, conforme orientação e procedimentos internos. Conferir a documentação que acompanha as cargas destinadas às entregas, identificar divergências entre pedido, mercadoria e documentação fiscal, comunicar inconsistências e apoiar sua correção.

Realizar o controle das entradas e saídas de mercadorias, conferir quantitativa e qualitativamente os produtos recebidos e destinados às entregas, separar e organizar produtos conforme pedidos e programação, realizar lançamentos de movimentação de estoque no sistema, apoiar inventários rotativos e gerais, identificar e comunicar divergências, acompanhar produtos pendentes, faltantes ou divergentes, apoiar o controle dos níveis de estoque, comunicar necessidades de reposição, organizar fisicamente o estoque, apoiar devoluções e acompanhar produtos destinados a transferências, entregas ou outras movimentações, contribuindo para a redução de perdas, avarias e divergências.

Apoiar a organização das operações logísticas da filial, organizar mercadorias destinadas às entregas, conferir produtos e documentação antes da expedição, apoiar a montagem e organização das cargas, acompanhar a programação das entregas, manter comunicação com motoristas, transportadores e demais envolvidos, acompanhar ocorrências relacionadas às entregas e comunicar atrasos, divergências ou problemas identificados, contribuindo para a redução de erros, atrasos e retrabalho.

Operar o caixa da filial quando houver vendas ou recebimentos, realizar recebimentos conforme os procedimentos internos, registrar pagamentos e movimentações no sistema, conferir numerários, comprovantes e documentos, realizar o fechamento diário do caixa quando aplicável, identificar e comunicar divergências, organizar documentos financeiros e encaminhar informações e documentos à matriz.

Prestar suporte administrativo aos vendedores e à equipe comercial, acompanhar o fluxo dos pedidos, fornecer informações sobre disponibilidade de produtos e estoque, apoiar a elaboração e acompanhamento de orçamentos, acompanhar pendências relacionadas aos pedidos, apoiar demandas administrativas dos clientes, encaminhar solicitações comerciais aos responsáveis e acompanhar pedidos até o faturamento e/ou entrega. Comunicar ocorrências que possam impactar o atendimento ou a concretização das vendas.

Atender ligações telefônicas direcionadas à filial, receber e encaminhar solicitações de clientes, prestar informações administrativas e operacionais, informar sobre pedidos, disponibilidade de produtos, faturamento e andamento das entregas, quando possuir as informações necessárias, encaminhar demandas comerciais aos responsáveis, acompanhar solicitações e pendências e realizar atendimento presencial eventual, quando necessário.

Acompanhar o funcionamento cotidiano da unidade, manter organizados documentos, materiais e recursos necessários à operação, identificar necessidades de manutenção, materiais ou serviços, comunicar à liderança e acompanhar solicitações autorizadas. Apoiar a conservação e organização das instalações, acompanhar demandas encaminhadas pela matriz e contribuir para a continuidade das atividades da filial.

Atuar como referência administrativa e operacional presencial da unidade, sem exercer gestão hierárquica sobre os demais colaboradores. Identificar inconsistências, adotar as providências previstas nos procedimentos internos e comunicar ocorrências à liderança. Encaminhar à liderança da matriz situações que dependam de autorização, orientação ou decisão, mantendo comunicação regular, documentos e controles atualizados.

Cumprir as políticas, procedimentos e normas internas da empresa e executar outras atividades correlatas e compatíveis com a natureza do cargo, conforme orientação da liderança e necessidades da operação.