O Analista Administrativo atuará no apoio e acompanhamento de rotinas administrativas relacionadas às áreas de manutenção, infraestrutura, Facilities, Segurança do Trabalho e almoxarifado, contribuindo para a organização de documentos, controles, prazos, fornecedores, chamados, materiais e serviços.

Será responsável pelo acompanhamento das demandas administrativas e pela interface com áreas internas, fornecedores e empresas terceirizadas, contribuindo para a organização dos processos e para o adequado funcionamento das unidades da Unibes.

●      Acompanhar e controlar demandas administrativas da área;

●      Organizar documentos, contratos, relatórios e registros;

●      Controlar prazos, vencimentos e pendências;

●      Elaborar e atualizar planilhas e controles administrativos;

●      Apoiar o acompanhamento de indicadores e relatórios;

●      Apoiar a organização e melhoria dos processos internos.

●      Acompanhar chamados de manutenção e infraestrutura;

●      Realizar lançamentos e acompanhamento de Ordens de Serviço (OS);

●      Acompanhar cronogramas de manutenção preventiva e corretiva;

●      Acompanhar administrativamente a execução dos serviços realizados por fornecedores e prestadores;

●      Controlar prazos, pendências e retornos dos serviços contratados;

●      Fazer a interface administrativa com fornecedores e prestadores de serviços;

●      Apoiar o controle administrativo de contratos e fornecedores.

●      Realizar e acompanhar o recebimento, conferência, organização e disponibilização de materiais;

●      Controlar a entrada, saída e movimentação de materiais;

●      Manter atualizados os controles de estoque;

●      Acompanhar os níveis de estoque e sinalizar necessidades de reposição;

●      Apoiar a organização e conservação dos materiais;

●      Identificar possíveis excessos, faltas ou divergências nos controles.

●      Acompanhar administrativamente as atividades e visitas realizadas pela empresa terceirizada de Segurança do Trabalho;

●      Organizar e controlar documentos, certificados, laudos e demais registros recebidos;

●      Acompanhar prazos de validade e vencimentos da documentação;

●      Apoiar o controle administrativo de documentos como PGR, PCMSO, LTCAT e demais documentos aplicáveis, conforme orientação da empresa terceirizada responsável;

●      Acompanhar pendências apontadas pela empresa responsável e os respectivos prazos de tratativa;

●      Fazer a interface administrativa entre as áreas internas e a empresa terceirizada;

●      Manter atualizados os controles e registros administrativos relacionados ao tema.

●      Conferir notas fiscais, medições e documentos de fornecedores;

●      Acompanhar administrativamente os processos de pagamento relacionados aos serviços contratados;

●      Apoiar o acompanhamento de despesas e contratos, bem como o atendimento ao orçamento mensal e anual da área;

●      Organizar documentos e comprovantes necessários aos processos de pagamento;

●      Acompanhar vencimentos e renovações de contratos e fornecedores.