PRINCIPAIS ATRIBUIÇÕES E RESPONSABILIDADES

Atendimento e experiência do paciente
•    Realizar e supervisionar o atendimento aos pacientes, familiares, acompanhantes e visitantes, assegurando um serviço de qualidade e excelência, de forma empática, ética, respeitosa e acolhedora;
•    Orientar pacientes e acompanhantes acerca das rotinas institucionais, normas da unidade, horários, procedimentos e fluxos de atendimento;
•    Garantir o cumprimento do padrão institucional de atendimento presencial, telefônico e por WhatsApp, acompanhando toda a jornada do paciente, desde o primeiro contato, chegada e permanência na unidade até a finalização do atendimento;
•    Atuar na resolução de dúvidas, reclamações, conflitos e situações adversas relacionadas à recepção, buscando soluções adequadas e, quando necessário, encaminhando a demanda à gestão;
•    Zelar pela correta orientação e tratativa dos acompanhantes, incluindo autorizações, registros e demais procedimentos necessários no sistema.

Liderança e gestão da equipe
•    Liderar, supervisionar e acompanhar as atividades da equipe de recepção;
•    Distribuir tarefas e responsabilidades, garantindo o adequado funcionamento do setor e o cumprimento dos procedimentos estabelecidos;
•    Acompanhar a rotina e o desempenho das recepcionistas, identificando necessidades de orientação, treinamento e melhoria;
•    Fornecer feedbacks periódicos à equipe, contribuindo para o desenvolvimento profissional e para a melhoria contínua dos serviços;
•    Acompanhar e organizar, juntamente com a gestão, as escalas de trabalho, folgas, substituições e necessidades operacionais da recepção;
•    Apoiar o treinamento e a integração de novos colaboradores do setor;
•    Comunicar à gestão situações relevantes relacionadas ao desempenho da equipe, atendimento aos pacientes ou funcionamento da recepção.

Agenda e organização dos atendimentos
•    Gerir e acompanhar a agenda de atendimentos em conjunto com as demais recepcionistas, considerando os atendimentos programados para o dia;
•    Acompanhar alterações, cancelamentos, faltas, encaixes e demais ocorrências relacionadas à agenda;
•    Garantir que as informações necessárias aos atendimentos estejam devidamente registradas e atualizadas no sistema;
•    Efetuar e supervisionar cadastros, atualizações cadastrais e abertura de atendimentos no sistema;
•    Atuar de forma integrada com os demais setores para assegurar o adequado fluxo dos pacientes e a continuidade dos atendimentos.

Rotinas financeiras e administrativas
•    Controlar e acompanhar pagamentos, lançamentos financeiros e valores pendentes relacionados aos atendimentos;
•    Realizar a emissão de notas fiscais simples, quando aplicável, bem como acompanhar eventuais pendências;
•    Supervisionar o fechamento de caixa, conferindo os registros e comunicando imediatamente eventuais divergências;
•    Acompanhar as pendências financeiras dos pacientes e adotar os procedimentos internos estabelecidos para cobrança e regularização;
•    Garantir que recebimentos, lançamentos, documentos e demais registros sob responsabilidade da recepção sejam realizados de forma correta e dentro dos procedimentos definidos pela instituição.

Organização e conformidade do setor
•    Manter e supervisionar a organização da recepção, garantindo um ambiente limpo, acolhedor e profissional;
•    Zelar pelo cumprimento das normas, procedimentos, fluxos e padrões internos estabelecidos pela instituição;
•    Preservar o sigilo e a confidencialidade das informações de pacientes e familiares às quais tiver acesso em razão da função;
•    Zelar pela correta utilização dos sistemas, documentos, equipamentos e demais recursos disponibilizados para o exercício das atividades;
•    Identificar falhas nos processos da recepção e comunicar à gestão, contribuindo para a implementação de melhorias;
•    Elaborar ou fornecer, quando solicitado, informações e registros relacionados às atividades e ocorrências da recepção.

COMPETÊNCIAS ESSENCIAIS
Para o adequado exercício da função, são consideradas essenciais as seguintes competências:
Liderança e capacidade de gestão de equipe; comunicação clara e assertiva; organização e planejamento; proatividade; capacidade de resolução de problemas e conflitos; equilíbrio emocional; postura ética e profissional; empatia e acolhimento; atenção aos detalhes; responsabilidade com informações e valores; capacidade de trabalhar sob pressão; foco na experiência e satisfação do paciente; e habilidade para trabalhar de forma integrada com os demais setores da instituição.

Horário de expediente:

Segunda a Sexta - das 10:30 as 19:30 / Sábado Das 08:00 as 12:00.
Folgas aos Sábados previstas em escala com compensação de horas.