DESCRIÇÃO SUMÁRIA DAS ATIVIDADES: 

Prestar suporte operacional e administrativo às rotinas do departamento de Distribuição, garantindo a organização de documentos, fluxo de informações, atendimento a fornecedores/clientes internos e manutenção dos processos organizacionais. 

RESPONSABILIDADES: 

• Rotinas de escritório: Controlar, organizar e arquivar documentos (físicos e digitais); emissão e triagem de correspondências e e-mails. 

• Atendimento e comunicação: Atender telefonemas, filtrar chamadas, recepcionar visitantes e encaminhar solicitações aos setores responsáveis.

• Suporte financeiro/compras: Auxiliar na organização de notas fiscais, contas a pagar/receber, conciliação simples e emissão de pedidos de compras ou relatórios de despesas.

• Agendamento e logística: Gerenciar agendas, reservar salas de reunião, organizar rotas de entregas ou viagens (solicitar compra de passagens e hospedagem se necessário).

• Controle de suprimentos: Acompanhar o estoque de materiais de escritório e copa, solicitando reposições conforme a necessidade.

• Sistemas e relatórios: Inserir dados no sistema Spartan (CRM de Assinaturas) e elaborar planilhas ou relatórios operacionais simples.

• Cadastrar, atualizar e cancelar clientes de PDVs por meio do Sistema Spartan sempre que solicitado por supervisores que estão diretamente ligados a estes clientes, para garantir a atualização dos dados do Sistema e ampliar a rede de PDVs;

• Inserir no sistema uma nova edição dos produtos por meio do Sistema Spartan, sempre que solicitado por um demandante, acompanhando a atualização do reparte para os clientes a fim de garantir que recebam os produtos;

• Inserir no sistema a informação do reparte total encalhado por rota e por cliente, por meio do Sistema de Mercado Leitor, gerando contas a receber para o Financeiro, a fim de alimentar a base de dados para cálculos e relatórios de vendas;

• Cadastrar, atualizar e remover logradouros do SPARTAN, a fim de manter o sistema atualizado, garantindo a entrega dos produtos na melhor forma possível, bem como, a roteirização para entrega de mailings de eventos;

• Atender solicitações de reposição de jornais com prazo de 48 horas, solicitações de Brindes, Cartões do Clube de Desconto, Produtos Vendidos para assinantes e produtos agregados a assinaturas, através da identificação da solicitação, emissão de relatórios, preparação de pacotes e protocolos a fim de encaminhar para a entrega pela distribuição;

• Realizar emissão de relatórios gerenciais, sempre que solicitado, através dos dados do sistema para subsidiar a tomada de decisão da gerência;

• Emitir relatórios através do sistema repassando os dados que servirão de base para subsidiar o plano de trabalho dos intercaladores de jornais na Expedição (Tiragem, Folhas de Rosto, Protocolos) e dos entregadores de jornal na Distribuição (Roteiro, Resumos, Ocorrências, Recibos, Papeletas de Cobrança).