O Assistente de Atendimento Júnior da CRP (Central de Relacionamento com o Paciente) é responsável pelo gerenciamento das agendas de exames e pelo relacionamento remoto com os pacientes, assegurando agendamentos corretos, organização dos horários e fluidez no fluxo de atendimento da clínica. Realiza agendamentos, confirmações, reagendamentos e antecipações por telefone, WhatsApp e aplicativo, conferindo pedidos médicos, quantidade de exames e autorizações de convênios e prefeituras antes do atendimento. Atua na recuperação de pacientes, por meio do contato com faltosos, cancelamentos e orçamentos não convertidos, e nas reconvocações para complementação de exames de imagem. Presta suporte às demandas internas e de parceiros, registra falhas nos sistemas de atendimento e mantém o sigilo das informações dos pacientes, contribuindo para a ocupação das agendas, a experiência do paciente e os resultados da clínica.

Agendamento e gestão de agendas

• Realizar o agendamento de exames por meio de ligações telefônicas e WhatsApp.
• Abrir agendas e restringir horários conforme a necessidade operacional.
• Conferir e equilibrar as agendas entre os médicos.
• Confirmar as agendas e os horários dos pacientes.
• Antecipar exames quando houver disponibilidade, nos casos de chegada antecipada do paciente à clínica.
• Entrar em contato com pacientes atrasados para organizar o fluxo de atendimento.

Conferências e validações

• Conferir os autoagendamentos realizados pelos pacientes no aplicativo, verificando se o pedido médico foi anexado e a quantidade de exames.
• Realizar a reconvocação de pacientes para complementação de exames de imagem.
• Conferir as pendências relacionadas às autorizações de convênios.

Autorizações e convênios

• Solicitar e acompanhar as autorizações dos pedidos de pacientes de convênio.
• Conferir os pacientes encaminhados pela Prefeitura de Itumbiara, entrando em contato para confirmar a autorização e o pedido.

Atendimento e suporte

• Atender, pelo WhatsApp interno, as demandas de agendamento de pacientes internados e de prefeituras de outros municípios.
• Abrir chamados para correção de erros ou falhas identificadas no aplicativo de atendimento (Escallo).

Recuperação de pacientes

• Realizar o processo de no-show, contatando pacientes que cancelaram ou não compareceram para verificar a possibilidade de reagendamento ou confirmar se o exame já foi realizado.
• Recuperar orçamentos realizados e não convertidos em agendamento.
  
  ENTREGAS
  

● Assegurar a qualidade dos agendamentos, mantendo ≥ 98% de conformidade nos agendamentos avaliados, incluindo exame correto, preparo informado, convênio, pedido médico e dados do paciente, conforme protocolos internos, mensalmente, para a Coordenação de Recepção e a segurança do atendimento.

● Garantir a ocupação e o equilíbrio das agendas, mantendo ≥ 90% de taxa de ocupação no dia e no dia seguinte, com distribuição equilibrada entre os médicos e aproveitamento das vagas por antecipações, em parceria com o Comercial e a Recepção, diariamente, para a otimização da capacidade da clínica.

● Assegurar a confirmação dos agendamentos, garantindo 100% dos pacientes do dia seguinte contatados para confirmação até a véspera do exame, diariamente, para a redução de faltas e a organização do fluxo de atendimento.

● Garantir a conferência prévia dos agendamentos, assegurando 100% dos autoagendamentos do aplicativo e dos pacientes encaminhados por prefeituras conferidos (pedido médico, quantidade de exames e autorização) antes da data do exame, diariamente, para evitar pendências e retrabalho na Recepção.

● Assegurar a regularidade das autorizações de convênios, garantindo 100% das autorizações solicitadas e acompanhadas antes do atendimento e 100% das pendências tratadas ou sinalizadas à Coordenação no mesmo dia, para a continuidade do atendimento e a redução de glosas.

● Realizar a recuperação de pacientes, assegurando 100% dos pacientes faltosos, cancelamentos e orçamentos não convertidos contatados em até 48 horas e ≥ 30% de reagendamento ou conversão, mensalmente, para a recuperação de receita e a continuidade do cuidado.

● Garantir a realização das reconvocações, assegurando 100% dos pacientes indicados para complementação de exames de imagem contatados no prazo definido, com registro do retorno, para a efetividade diagnóstica.

● Atender às demandas internas e de parceiros, assegurando 100% das solicitações de internados e prefeituras respondidas no mesmo dia e 100% das falhas identificadas no aplicativo de atendimento registradas em chamado, para a integração entre os setores e a melhoria dos sistemas.

● Assegurar o sigilo e o registro das informações, mantendo 100% dos contatos registrados no sistema e conformidade com a LGPD e o Código de Ética da CRI, continuamente, para a proteção dos dados e a rastreabilidade do atendimento.