Você sabe o que faz um auxiliar administrativo e por que essa é uma das funções mais procuradas no mercado? Mesmo sendo uma porta de entrada para a área de administração, o cargo pode ser bem mais estratégico do que parece.
Neste guia completo, você vai descobrir o que faz um auxiliar administrativo na prática, quais são suas principais funções, habilidades necessárias, salário médio no Brasil e muito mais. Continue a leitura e comece a se preparar para sua próxima oportunidade.
O que faz um auxiliar administrativo?
O auxiliar administrativo é o profissional responsável por apoiar e executar tarefas operacionais do dia a dia de uma empresa, garantindo que os processos administrativos fluam de forma organizada e eficiente.
Ele atua em diversas rotinas de escritório, como controle de documentos, atendimento, elaboração de relatórios e suporte às áreas internas.
Na prática, esse profissional oferece suporte operacional às equipes e setores, ajudando a manter a ordem e a agilidade das atividades internas de uma organização.
É um cargo de entrada, presente em empresas de todos os portes e segmentos, por isso impulsiona novas oportunidades de emprego, e funciona como base para o desenvolvimento de carreira na área administrativa.
Quais as funções do auxiliar administrativo?
O auxiliar administrativo é uma peça-chave no funcionamento das rotinas organizacionais. Como vimos, seu papel é dar suporte aos processos internos, garantindo que as operações do dia a dia fluam com eficiência e que as informações circulem nos prazos e formatos corretos.
Antes de se candidatar, é importante entender o que realmente está incluído na descrição de cargo auxiliar administrativo. Abaixo, reunimos algumas das principais funções desse profissional, organizadas por categorias de atuação.
Organização e gestão de documentos
Manter documentos atualizados, armazenados corretamente e acessíveis sempre que necessário é uma das atribuições mais importantes do auxiliar administrativo.
Ele é responsável por realizar desde a triagem até o arquivamento de contratos, planilhas, relatórios, notas fiscais e outros registros importantes para a empresa.
Essa organização pode envolver tanto arquivos físicos quanto digitais, exigindo atenção aos detalhes, domínio de sistemas de gestão e conhecimento básico em digitalização e controle de versões.
Em muitos casos, o auxiliar também ajuda a criar fluxos de arquivamento e a padronizar nomenclaturas, contribuindo para a eficiência do setor.
Apoio em rotinas financeiras e de compras
Em muitas empresas, o auxiliar administrativo também atua no suporte a processos financeiros. Isso pode incluir lançar notas fiscais no sistema, conferir dados de pagamentos, solicitar orçamentos com fornecedores ou atualizar planilhas de controle de estoque e compras.
Esse tipo de apoio é especialmente valioso em áreas como contas a pagar, contas a receber ou almoxarifado.
Nessas funções, é comum que o profissional contribua para o planejamento de compras, monitore níveis de estoque e ajude a conciliar informações financeiras com o setor contábil.
Atendimento ao público interno e externo
Outra responsabilidade frequente do auxiliar administrativo é o atendimento, tanto de clientes quanto de colaboradores.
Esse profissional pode atuar na recepção da empresa, no atendimento telefônico, em central de e-mails ou ainda no suporte a equipes internas, encaminhando demandas para os setores corretos.
A atividade envolve habilidades de comunicação empresarial, empatia, clareza e postura profissional. Em muitos casos, o auxiliar é o primeiro ponto de contato das pessoas com a organização, o que o torna um importante representante da marca.
Suporte aos processos administrativos
Além das funções específicas, o auxiliar administrativo também contribui com rotinas gerais da empresa, como agendamento de reuniões, controle de agendas, elaboração de relatórios, conferência de dados em sistemas e apoio a processos de RH, como integração de novos colaboradores.
É comum que esse profissional ajude a manter o ritmo da operação em setores diversos. Por isso, sua atuação costuma ser multifuncional e colaborativa, apoiando áreas como Recursos Humanos, Compras, Vendas, Logística ou Financeiro, dependendo das necessidades de cada empresa.
Uso de ferramentas digitais e Pacote Office
Boa parte das funções do auxiliar administrativo depende de habilidades com ferramentas tecnológicas.
O uso do Pacote Office faz parte do dia a dia, desde a elaboração de relatórios em Word, até o controle de dados em Excel, envio de e-mails via Outlook e construções simples no PowerPoint.
Além disso, é cada vez mais comum a necessidade de domínio de sistemas internos (como ERPs, CRMs, aplicativos de gestão de estoque ou RH) e plataformas de comunicação corporativa, como Microsoft Teams ou Google Workspace.
O que é necessário para trabalhar como auxiliar administrativo?
Para trabalhar como auxiliar administrativo, é necessário reunir uma combinação de habilidades técnicas e comportamentais que vão além do domínio de tarefas operacionais do dia a dia.
O cargo exige organização, agilidade, boa comunicação e, cada vez mais, familiaridade com ferramentas digitais e sistemas corporativos.
O mercado está em transformação, e a busca por qualificação tem crescido junto com ele. De acordo com o Panorama de Empregabilidade 2025, 81% dos profissionais acreditam que precisam se capacitar para aumentar suas chances de empregabilidade.
Por isso, mesmo sendo um cargo de entrada, investir em cursos e treinamentos pode ser um diferencial, tanto para se destacar na seleção quanto para crescer na carreira administrativa.
Hard skills (competências técnicas)
As hard skills são os conhecimentos específicos e práticos que o auxiliar administrativo precisa dominar para desempenhar suas funções com eficiência.
Os principais requisitos para auxiliar administrativo incluem:
- Habilidade com Pacote Office: essencial para elaborar relatórios, organizar planilhas, responder e-mails com clareza e criar apresentações quando necessário;
- Conhecimento de sistemas administrativos e ferramentas digitais: como ERPs, CRMs, planilhas online, plataformas de gestão de documentos e até ferramentas de comunicação corporativa, por exemplo, Teams ou Google Workspace;
- Organização de documentos e controle de arquivos: habilidade fundamental para manter o fluxo de informações seguro e acessível, seja em formato físico ou digital;
- Noções de processos administrativos: como emissão de notas, controle de estoque, recebimento de pedidos, cadastros e apoio aos setores de compras, RH ou financeiro;
- Gestão básica de informações e dados: capacidade de inserir, analisar e manipular dados em sistemas internos ou planilhas, garantindo precisão e agilidade nos processos.
Esses conhecimentos servem como base para desempenhar atividades com autonomia e são valorizados em empresas de todos os portes e segmentos.
Soft skills (competências comportamentais)
As soft skills complementam as competências técnicas e são essenciais para que o auxiliar administrativo se destaque em um processo seletivo ou no ambiente de trabalho.
Entre as principais habilidades comportamentais valorizadas nessa função, destacam-se:
- Comunicação clara e profissional: é fundamental saber se expressar de forma objetiva e cordial, seja no atendimento, no envio de e-mails ou no dia a dia com colegas e gestores;
- Organização e atenção ao detalhe: lidar com inúmeros arquivos, prazos, informações e rotinas exige foco e cuidado para evitar erros;
- Adaptabilidade e aprendizado contínuo: com o avanço da tecnologia e das ferramentas digitais, é essencial estar aberto a novas formas de trabalho e sistemas;
- Proatividade e iniciativa: antecipar problemas, propor soluções simples e identificar melhorias em processos ajudam o profissional a ser visto como alguém confiável e indispensável;
- Trabalho em equipe e empatia: a rotina do auxiliar administrativo envolve interação com diversos setores. Por isso, saber trabalhar bem com outras pessoas, demonstrar empatia e ser colaborativo fazem toda a diferença.
Essas habilidades do auxiliar administrativo são fundamentais em qualquer ambiente, mas ganham ainda mais destaque quando o trabalho é realizado remotamente.
Segundo o Panorama Empregabilidade 2025, empresas de tecnologia e áreas administrativas estão entre as que mais adotam o modelo de trabalho à distância no Brasil.
Nesses casos, quando não há supervisão direta constante, competências como foco, autogestão, disciplina e boa comunicação se tornam ainda mais decisivas para manter a produtividade e a entrega de resultados.
Leia também:
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- Habilidades para currículo: o segredo para se destacar em processos seletivos
Qual é a diferença entre assistente administrativo e auxiliar administrativo?
A diferença entre assistente administrativo e auxiliar administrativo está principalmente no nível de responsabilidade e autonomia dentro da área administrativa.
Ambos os cargos desempenham funções importantes para o suporte operacional de uma empresa, mas não são iguais e, muitas vezes, aparecem em diferentes estágios da carreira profissional.
O auxiliar administrativo é, geralmente, o primeiro passo na carreira dentro do setor administrativo. É uma função de apoio, com foco em tarefas operacionais do dia a dia, como organização de documentos, atendimento ao público, atualização de planilhas e suporte aos processos internos.
Esse cargo costuma ter menos exigências em relação à experiência e formação acadêmica, embora a escolaridade mínima, normalmente, seja o ensino médio completo.
Já as atribuições de assistente administrativo envolvem maior autonomia, realizando tarefas mais complexas, como emissão de relatórios, apoio direto à liderança, controle de processos, suporte financeiro ou acompanhamento de indicadores.
Às vezes, também pode treinar novos auxiliares ou atender áreas estratégicas da empresa. Esse cargo normalmente exige experiência prévia na área ou formação técnica em Administração. Em alguns casos, pode ser necessário um curso superior em andamento.
Além de auxiliar e assistente administrativos, outro cargo muito comum e frequentemente confundido é o de auxiliar de escritório.
Embora semelhante ao auxiliar administrativo, as tarefas do auxiliar de escritório podem ser ainda mais simples. Esse cargo é mais voltado para rotinas operacionais, com foco em tarefas como copiar documentos, receber correspondências, organizar arquivos e auxiliar no atendimento ou recepção.
Tabela: diferença entre auxiliar administrativo e assistente administrativo
Enquanto navega por vagas da área, o candidato pode encontrar outros nomes que se relacionam à mesma categoria ou que criam uma progressão de carreira. Entenda cada um deles:
| Cargo | Característica principal | Nível |
| Auxiliar de escritório | Tarefas básicas de apoio operacional | Júnior |
| Auxiliar administrativo | Atividades administrativas variadas com supervisão direta | Júnior |
| Assistente administrativo | Suporte mais complexo, com autonomia e rotinas de controle | Pleno |
| Analista administrativo | Análise de processos, KPIs, melhorias e suporte estratégico | Pleno/Sênior |
| Coordenador administrativo | Supervisão de equipe, controle orçamentário e projetos | Sênior |
Qual o salário de auxiliar administrativo?
O salário de um auxiliar administrativo no Brasil varia, em média, entre R$ 1.600 e R$ 3.000, dependendo da região, porte da empresa e nível de experiência.
Estados com maior concentração de empresas e serviços, como São Paulo, Santa Catarina e Distrito Federal, tendem a oferecer salários mais altos, enquanto regiões com economia menos dinâmica apresentam médias menores.
A seguir, confira uma tabela completa com a média salarial para auxiliares administrativos em cada estado brasileiro, com base em dados do portal Quero Bolsa:
| Estado | Salário médio |
| Acre | R$ 1.813,56 |
| Alagoas | R$ 1.911,62 |
| Amapá | R$ 1.773,94 |
| Amazonas | R$ 1.848,86 |
| Bahia | R$ 1.792,54 |
| Ceará | R$ 1.947,73 |
| Distrito Federal | R$ 3.023,30 |
| Espírito Santo | R$ 1.960,16 |
| Goiás | R$ 1.896,67 |
| Maranhão | R$ 1.775,87 |
| Mato Grosso | R$ 2.127,12 |
| Mato Grosso do Sul | R$ 1.959,65 |
| Minas Gerais | R$ 1.900,56 |
| Pará | R$ 1.879,56 |
| Paraíba | R$ 1.611,06 |
| Paraná | R$ 1.990,27 |
| Pernambuco | R$ 1.836,18 |
| Piauí | R$ 1.648,96 |
| Rio de Janeiro | R$ 1.984,84 |
| Rio Grande do Norte | R$ 1.776,53 |
| Rio Grande do Sul | R$ 2.007,78 |
| Rondônia | R$ 1.799,91 |
| Roraima | R$ 1.860,82 |
| Santa Catarina | R$ 2.155,65 |
| São Paulo | R$ 2.245,08 |
| Sergipe | R$ 1.661,28 |
| Tocantins | R$ 1.892,01 |
Onde atua o auxiliar administrativo?
O auxiliar administrativo pode atuar em praticamente qualquer tipo de organização, já que suas funções estão ligadas a processos essenciais de suporte e controle interno.
Empresas privadas, órgãos públicos, indústrias, comércios, hospitais, escolas, startups, centros de distribuição e prestadoras de serviço são alguns dos ambientes que mais contratam esse profissional, uma vez que todos eles dependem de rotinas de trabalho administrativo bem organizadas para funcionar com eficiência.
Esse profissional também pode exercer suas atividades em áreas específicas dentro da empresa, como:
- Administração/financeiro: apoio em lançamentos, documentações, notas fiscais e planilhas;
- Recursos Humanos: controle de arquivos, cadastros de funcionários, triagem de currículos;
- Logística: controle de entrada e saída de mercadorias, alimentação de sistemas de estoque;
- Atendimento e recepção: acolhimento de clientes, fornecedores e suporte interno;
- Comercial e vendas: registro de pedidos, atualização de cadastros e apoio ao time de vendas.
Além do volume de pesquisas, foram 44 mil currículos cadastrados para a função no mesmo período, tornando o auxiliar administrativo um dos cargos com maior número de candidatos registrados no BNE em 2023.
Segundo José Tortato, COO do BNE, esse movimento ocorre principalmente porque a posição é acessível, costuma exigir apenas o ensino médio completo e funciona como porta de entrada para construir carreira dentro das empresas, com possibilidade real de progressão.
Vale destacar que, de acordo com o Panorama Empregabilidade 2025, o setor administrativo está entre um dos que mais empregam no Brasil, com 14%.
O que falar numa entrevista para auxiliar administrativo?
Para mandar bem numa entrevista de emprego para o cargo de auxiliar administrativo, o ideal é mostrar que você é organizado, proativo, tem boa comunicação e domina ferramentas-chave do dia a dia.
A seguir, reunimos algumas dicas para ajudar você a estruturar bem suas respostas.
1. Mostre suas habilidades técnicas com clareza
Se você sabe usar o Excel, o Word ou já organizou arquivos ou cadastros, saiba descrever isso de maneira específica.
Em vez de apenas dizer que “sabe Excel”, por exemplo, fale sobre como utilizou a ferramenta para montar planilhas de controle ou relatórios semanais. Isso mostra aplicação prática, e vai chamar a atenção dos recrutadores.
2. Apresente exemplos de organização e atenção aos detalhes
Como vimos, organização é uma habilidade essencial para essa função. Assim, se você já realizou tarefas que exigiam controle de informações, atualização de sistemas ou manutenção de arquivos, compartilhe uma situação concreta que deixe isso claro.
Por exemplo, você pode dizer algo como “No último estágio, reorganizei mais de 300 cadastros de clientes no sistema, o que reduziu o tempo de busca e melhorou o atendimento”.
3. Mostre proatividade e senso de melhoria contínua
Fale sobre momentos em que você tomou iniciativa ou resolveu um problema sem que alguém tivesse pedido.
Por exemplo, contar que identificou uma forma mais simples de organizar documentos digitais e implementou essa mudança, gerando mais agilidade para a equipe, reforça esse comportamento proativo.
4. Demonstre uma boa comunicação
A comunicação é parte importante do trabalho, já que o auxiliar administrativo muitas vezes atende clientes, se comunica com fornecedores ou encaminha demandas internas.
Dessa forma, tente conectar a habilidade a uma experiência, como ter atendido e-mails, marcado reuniões ou coordenado solicitações entre setores. Isso deixa claro o que você realmente faz, não só o que diz que sabe fazer.
5. Reforce que você está sempre aprendendo
Mostrar que você busca desenvolvimento contínuo, seja por meio de cursos online, capacitações técnicas ou aprendizados práticos no trabalho, vai destacar para o recrutador um perfil curioso e atualizado.
Demonstrar interesse em aprender ferramentas novas ou se aprofundar no setor é um sinal claro de que você deseja crescer junto com a empresa.
6. Faça perguntas que demonstrem interesse pela vaga
Por fim, encerrar com perguntas comuns em entrevistas do tipo “como essa área se organiza internamente?” ou “quais são os próximos desafios do setor administrativo aqui na empresa?” demonstra interesse genuíno e também coloca você à frente de quem termina a entrevista apenas com um “é isso”.
Onde encontrar vagas de auxiliar administrativo?
Encontrar vagas de auxiliar administrativo hoje é mais simples do que parece, graças à grande oferta de oportunidades no mercado e à variedade de plataformas de divulgação.
Mas, para não perder tempo ou deixar uma oportunidade passar, vale priorizar sites confiáveis e com boa reputação no meio profissional.
Aqui estão algumas opções que podem ajudar você a se candidatar com mais estratégia.
Portais de vagas especializados
Além de grandes sites de emprego, existem plataformas que ajudam você a filtrar as melhores oportunidades por área, localização, faixa salarial e até tipo de contrato. Entre essas opções, uma que merece destaque é o Portal de Vagas da Sólides.
Lá, você encontra vagas em diversas áreas, incluindo auxiliar administrativo, além de poder cadastrar seu currículo gratuitamente, acompanhar processos seletivos e receber recomendações de vagas com base no seu perfil.
Sites de empresas e programas de talentos
Outra forma eficiente de busca por empregos na área é acompanhar as páginas de carreiras de empresas nas quais você tem interesse em trabalhar.
Muitas delas abrem oportunidades diretamente em seus sites ou participam de programas de estágio e trainee que incluem vagas de suporte administrativo.
Redes sociais profissionais
Plataformas como o LinkedIn também podem ser úteis para encontrar oportunidades e se conectar com recrutadores. Basta pesquisar por termos como “vagas auxiliar administrativo”, “administrativo júnior” ou “auxiliar de escritório” e, se possível, ativar alertas automáticos.
Indicações e networking
Usar sua rede de contatos também faz diferença. Colegas, professores, ex-gestores e outras pessoas que já trabalham na área podem ajudar com recomendações ou avisos de processos seletivos. Participar de grupos no WhatsApp ou Telegram da sua cidade ou setor também pode levar a boas oportunidades.
O ideal é sempre combinar duas ou mais estratégias. Assim, você amplia suas chances de encontrar uma oportunidade que realmente faça sentido com seus objetivos de carreira.
Próximos passos…
Agora que você já sabe o que faz um auxiliar administrativo, quais são suas principais funções, o que é necessário para atuar na área e como se preparar para uma entrevista, chegou a hora de dar o próximo passo.
Essa é uma das funções mais estratégicas para quem quer ingressar no mercado de trabalho e construir uma carreira sólida em áreas como administração, RH, finanças ou logística.
Com organização, boa comunicação e vontade de aprender, é totalmente possível se destacar, mesmo que você esteja começando agora.
Se você está buscando oportunidades reais na área, o Portal de Vagas da Sólides é o seu melhor ponto de partida.
Nele, você encontra vagas para auxiliar administrativo em diferentes regiões e empresas, com a praticidade de buscar, filtrar e se candidatar pelo mesmo lugar. Confira as oportunidades disponíveis.
